Comment valoriser votre événement en photo et vidéo ?

Lorsqu’on organise un événement, se pose rapidement la question de comment le valoriser ? Vidéo after-movie, live sur les réseaux sociaux, capsule vidéo du backstage, story, photo pour les supports de communication… les techniques et les outils se multiplient et il n’est pas facile de s’y retrouver.

On vous présente dans cet article plusieurs clés pour y voir plus clair et  réussir la couverture média de votre événement en photo et en vidéo. S’entourer des bons partenaires en photo et vidéo est essentiel au même titre que de réaliser un brief pour cibler les objectifs afin de valoriser l’événement. 

La première édition du marathon de Biarritz réunissait 10.000 personnes dimanche 5 juin 2022. Pour l’occasion, une équipe de 6 photographes et vidéastes était mobilisée

Réaliser un briefing avec un interlocuteur unique de l’équipe photo-vidéo

Selon l’ampleur et les besoins pour répondre aux objectifs de l’événement, les membres de l’équipe des photographes / vidéastes seront plus ou moins nombreux. Par conséquent, avoir un interlocuteur unique facilitera les échanges entre vous et les membres de l’équipe. 

Les premiers échanges se font souvent par mail ou téléphone. Dans l’idéal, organisez au moins un ou deux rendez-vous en visio pour fixer les points suivants :

• Nature de l’événement (historique, organisateurs…)
• Le profil des gens qui participeront à l’événement : cela permettra de mieux cibler le type de contenu photo et vidéo à réaliser. Les besoins ne sont pas les mêmes si on s’adresse à des familles ou à des jeunes de 20ans. 
• Type de supports de communication (réseaux sociaux, web, print…)
• Moments forts de l’événement avec le timing. Il est essentiel d’avoir un planning précis avec les horaires et lieux (animations, prise de parole, points d’intérêt sur un parcours sportif…). En effet l’équipe de photographes vidéaste s’appuiera dessus pour réaliser le contenu demandé. Cela permet aussi de vous assurer qu’ils soient bien présents au bon endroit.  
• Partenaires de l’événement à valoriser en photo et/ou vidéo 
• Personnalité (artistes, sportifs, politiques…) qui seront présentes et qui seront d’excellent relais pour appuyer votre communication. 
• Le tarif de la prestation, le matériel utilisé (caméra, objectifs, drone, éclairage…) les délais pour rendre le contenu photo/vidéo, le nombre de prestataires, support de livraison (we transfer, google drive, clé usb…)

La précision du devis vous permettra de vous assurer de la cohérence de ce que l’on vous propose avec vos attentes et de bien comprendre les différentes étapes du travail réalisé. 

• Logistique : accréditation média, véhicule de suivi, installation et stockage du matériel, autorisations de vol en drone… tous ces points doivent être abordés pour que chacun sache ce qu’il doit faire le jour J. 

A l’occasion du marathon de Biarritz l’équipe était répartie à différents endroits du parcours et nous suivions en temps réel l’avancée des coureurs pour ne pas manquer l’arrivée des premiers concurrents sur la ligne d’arrivée. 

Attirer des participants avant l’événement

Posez vous la question : “qu’est-ce qui rend cet événement unique ?”

Lors du marathon de Biarritz, l’objectif était notamment de montrer le cadre splendide dans lequel il se déroulait et d’attirer des familles qui viendront passer un weekend dans le Pays Basque : plus qu’un marathon, une destination.  

L’art du teasing : montrez en suffisamment mais pas trop !

C’est tout l’art du teasing ! Pour celà, la réalisation d’une capsule vidéo publiée sur les réseaux sociaux pourra s’avérer très utile. Vous pouvez aussi montrer en photo les lieux emblématiques.

Pour le marathon nous avions mis en valeur certains lieux bien connus à Biarritz, Villa Belza, Phare de Biarritz, Hôtel du Palais…) 

Il vous faudra ici en dire suffisamment mais pas trop pour attirer les participants et qu’ils soient convaincus qu’ils ne doivent manquer cet événement sous aucun prétexte.

S’appuyer sur vos partenaires et les personnalités présentes

Enfin, appuyez-vous sur la notoriété et la communauté de vos partenaires et des personnalités (artistes, sportifs, politiques, influenceurs…) qui seront présentes sur l’événement. Vous pouvez ainsi les présenter à travers quelques post photo et vidéo sur les réseaux sociaux et sur le site web de l’événement.

PENDANT L’ÉVÉNEMENT : live, vidéos courtes…

Les réseaux sociaux (Instagram, Linkedin, Tiktok, Facebook…) jouent un rôle majeur dans la communication événementielle. Chaque réseau a ses propres codes et aussi son public cible. Il est inutile de publier sur tous les réseaux, concentrez-vous sur ceux qui sont les plus représentatifs des participants ciblés lors de l’événement.  

Selon vos canaux de communication, l’équipe photo-vidéo pourra adapter le contenu afin que cela corresponde aux codes des réseaux que vous ciblez. Par exemple pour instagram, les formats de vidéo courtes d’environ 15-20 secondes (reel) en  format 9:16e, et en photo 4:5e pour les post sur le feed. 

Réalisez des lives

L’utilisation du live est de plus en plus plébiscitée en événementiel. Définissez une stratégie et veillez à ce qu’une personne de l’équipe photo vidéo s’en charge sans gêner les autres membres de l’équipe. Si vous chargez une personne extérieure à l’équipe photo vidéo, prévenez-les et mettez-les en contact pour que tout se déroule au mieux le jour J.

Identifier partenaires et CRÉER hashtag POUR l’événement

N’oubliez pas d’identifier les partenaires et toutes les personnes qui seront prises en photo et en vidéo. Ajoutez aussi le hashtag de l’événement et invitez votre audience à en faire de même en identifiant le compte officiel de l’événement. C’est du contenu facile et gratuit qui permet de montrer l’ambiance en story par exemple. 

Si l’événement se déroule sur plusieurs jours, vous pouvez publier chaque matin un carrousel sur Instagram et sur Facebook avec les temps forts de la veille. Cela peut aussi être réalisé en story ou être publié le soir même mais il faudra bien le préciser à l’équipe photos et vidéo de l’événement. 

APRÈS L’ÉVÉNEMENT : VIDÉO AFTER MOVIE, galerie photo partenaires…

Après l’événement, les contenus photos et vidéo vont prendre toute leur ampleur pour continuer de le faire vivre et surtout préparer l’édition suivante.

Galerie photo officielle et vidéo After-movie

Dans la semaine qui suit la fin de l’événement, faites revivre les temps forts aux participants en publiant des photos et aussi une vidéo after-movie d’une durée de 2min à 2min30 maximum.  Cette vidéo sera le socle de votre communication pour la prochaine édition, n’oubliez pas de remercier les partenaires et de les mettre en valeur dans la vidéo. Plus le brief aura été précis et détaillé et plus le résultat de la vidéo sera en adéquation avec vos objectifs. Cela vous permettra de gagner un temps précieux en évitant de nombreux échanges de mails pour modifier la vidéo par exemple. 

Dossier partenaire

N’oubliez pas les partenaires et donnez leur de la visibilité en postant des contenus sur les réseaux sociaux, votre site internet avec un article de blog par exemple… vous pouvez aussi leur adresser un mail de remerciement avec un lien vers une galerie en ligne. Cette galerie vous sera très utile pour présenter la signalétique, les emplacements à d’autres partenaires pour les éditions suivantes. 

Dossier presse

Créer et relayer la galerie en ligne, la vidéo after movie avec un récap écrit de l’événement à la presse.

Mini capsules vidéo

Ensuite, la réalisation de mini-capsules vidéo permettra ensuite d’illustrer plus précisément certains moments (départ d’une course, préparatifs, prises de parole, backstage de la préparation de l’événement)…

CONCLUSION

En conclusion, les photos et vidéos sont des éléments clés dans votre stratégie de communication pour un événement. Faire appel à des professionnels qui ont l’habitude de travailler ensemble vous prémunira de nombreuses difficultés, vous gagnerez du temps et serez plus efficace. 

Vous êtes chargé de l’organisation d’un événement et souhaitez que l’on en discute ? Vous pouvez me contacter ici